Belgelendirme Prosedürü
- REFERANSLAR TS EN ISO/IEC 17024 standardı Madde 9.1
- AMAÇ
Bu prosedür; kişisel vasıflarını belgelendirmek üzere YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Personel Belgelendirme Kuruluşu’na müracaat eden gerçek kişilerin, başvurularının alınması ve değerlendirilmesi, sınavlarının yapılması, sınavlarının değerlendirilmesi ve belgelendirilmesi, gözetimi, yeniden belgelendirilmesi ve belgelendirme süreci ile ilgili genel esasları ve sorumlulukları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
- KAPSAM
Bu prosedür; YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Personel Belgelendirme Kuruluşu personel belgelendirme hizmetleri ile ilişkili belgelendirme prosesi şartlarını kapsar.
- SORUMLULAR
Bu prosedürün uygulanmasından, YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Personel Belgelendirme Kuruluşu Personel Belgelendirme Müdürü, Koordinatörü, Birim Sekreteri, Kalite Yönetim Temsilcisi, Sınav Gözetmenleri, Değerlendirici ve Karar Vericileri sorumludur.
- TANIMLAR VE KISALTMALAR
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ : Yöncert Yönetim Akademisi Personel Belgelendirme Kuruluşu.
- MYK : Mesleki Yeterlilik Kurumu.
- Personel Belgelendirme : Bir kişinin, belirlenmiş belgelendirme programı çerçevesinde yapılacak yazılı ve/veya sözlü ve/veya uygulama sınavı sonrası şartlara uygunluğunun üçüncü tarafça yazılı güvence verildiği kurallar sistemidir.
- Belge :Bir kişinin belgelendirme şartlarını yerine getirdiğini gösteren, TS EN ISO/IEC 17024 standardının hükümlerine göre YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Belgelendirme Kuruluşu tarafından düzenlenen dokümandır.
- Değerlendirme :Bir kişinin belgelendirme programı şartlarını yerine getirme durumunu değerlendirme prosesidir.
- Sınav :Değerlendirmenin bir parçasını oluşturan ve belgelendirme programında tanımlandığı şekilde yazılı, sözlü, uygulamalı ve gözleme dayalı metotlardan bir veya birkaçıyla bir adayın yeterliliğini ölçen mekanizmadır.
- Sınav Yeri :YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından sınavların yapılabileceği imkanlara sahip olduğu belirlenen ve bu sınavların yapıldığı sınav merkezi ve/veya merkezleridir.
- Başvuru sahibi : Belgelendirme prosesine kabul edilmek üzere başvuruda bulunan kimsedir.
- Aday : YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Belgelendirme Kuruluşu tarafından belirtilen ön şartları yerine getiren ve belgelendirme prosesine kabul edilen başvuru sahibidir.
- Sınav Yapıcı : Mesleki hüküm gerektiren bir sınavı, yapacak ve notunu belirleyecek yeterliliğe sahip kişidir.
- Sınav Gözetmeni: Belgelendirme kuruluşu tarafından yetkilendirilen ve sınavı yöneten veya gözeten ancak adayın yeterliliğini değerlendirmeyen kişidir.
- Gözetim:Belgelendirilmiş kişinin performansının, belgelendirme programına uygunluğunun sürdürüldüğünü güvence altına almak amacıyla, belgelendirme periyodu boyunca YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından periyodik olarak incelenmesidir.
- Ulusal Meslek Standardı (UMS) : Bir mesleğin başarı ile icra edilebilmesi için Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK) tarafından kabul edilen gerekli bilgi, beceri, tavır ve tutumların neler olduğunu gösteren asgari normdur.
- Ulusal Yeterlilik (UY) : Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK) tarafından ulusal meslek standartlarına dayandırılarak hazırlanıp onaylandıktan sonra ulusal yeterlilik çerçevesine yerleştirilen bireyin sahip olması gereken bilgi, beceri ve yetkinlik.
- Personel Belgelendirme Programı:Personel belgelendirmesi sırasında kişilerin belirli meslek veya beceri kategorilerine ilişkin yeterlilik şartları ve diğer şartları değerlendirmesinde temel alınan ulusal, bölgesel, uluslararası veya tanınmış meslek kuruluşlarınca (oda ve birliklerce) ya da yasal otoritelerce hazırlanmış doküman.
- Askıya Alma:Belgenin bir süreliğine kullanımının durdurulması.
- İptal : Belgenin geri çekilerek kullanımının tamamen durdurulması.
- İLGİLİ DOKÜMANLAR
| Belgelendirme Programları Gözden Geçirme Prosedürü |
| Belge,Marka Ve Logo Kullanım Prosedürü |
| Şikayet Ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü |
| Kayıtların Ve Bilgilerin Kontrolü Prosedürü |
| Teorik Sınav Talimatı |
| Aday Bilgilendirme Kılavuzu Formu |
| Başvuru Formu |
| Belgelendirme Karar Formu |
| Gezici Sınav Birimi Uygunluk Formu |
| Belge Teslim Formu |
| Belge Gözetim Formu |
| Belge Kullanım Sözleşmesi Formu |
| Düzenlenen Belge Sayıları Listesi Formu |
| Güncel Belgelendirme Programları Listesi Formu |
| Malzeme Teslim Formu |
| Performansa Dayalı Sınav Değerlendirme Formu |
| Aday Beceri ve Yetkinlik Formu |
| Sınav Performans Raporu |
- UYGULAMA
- BAŞVURU ŞARTLARI VE BAŞVURUNUN DEĞERLENDİRİLMESİ
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ personel belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olarak, belgelendirme şartları ve kapsamını, başvuru değerlendirme süreci hakkında açıklamayı, başvuru sahibinin haklarını, sınav ve belgelendirme sürecini, belgelendirilmiş kişinin görevlerini ve ücretleri içeren genel bir açıklamayı ve Aday Bilgilendirme Kılavuzu Formu ‘nu resmi internet sayfasında yayınlar.
- Personel Belgelendirmesi için, YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne başvuran gerçek kişiler, başvurdukları belgelendirme kapsamı için belgelendirme programında tanımlanan çalışma alanlarında faaliyet göstermelidir.
- Personel Belgelendirmesi için YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne başvuran gerçek kişiler, başvurdukları personel belgelendirme kapsamı için ilgili belgelendirme programında tanımlanan kişisel özellikler ile bilgi ve becerilere sahip olmalıdır.
- Personel Belgelendirme kapsamları ile ilişkili belgelendirme programlarında tanımlanan yeterlilik şartlarının karşılanabilmesi amacıyla yine ilgili belgelendirme programlarında belirtilen şartlar başvuru sahibi tarafından sağlanmalı ve bunlara ilişkin kanıtlar yine başvuru sahibi tarafından YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne sunulmalıdır.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ, başvuru sahibi tarafından imzalanmış ve aşağıdaki bilgileri içeren Başvuru Formu ile başvuruları kabul eder. Başvuru Formu’nda yer alan bilgiler :
- KİŞİSEL BİLGİLER
- Adı Soyadı,
- E-posta Adresi,
- En son mezun olduğu okul,
- C. Kimlik Numarası/Pasaport Numarası
- Mail adresi
- BAŞVURU NEDENİ
- İlk Başvuru,
- Süre Uzatma
- Belge Yenileme
- Başarısız olduğu birim sınavı
- Birim Tamamlama.
- ÖZGEÇMİŞ
- Fiziksel bir engelinin olup olmadığına dair kişisel beyan.
- İŞYERİ BİLGİLERİ
- İşyeri Adı , Adresi, İletişim Telefonu,
- Bu işyerindeki Görevi/Mesleği,
- Kaç yıldır bu işi yaptığı.
- TALEP EDİLEN ULUSAL YETERLİLİK/ULUSLARARASI STANDART BELGESİ
- Referans Kodu, Ulusal Yeterlilik/Uluslararası Standart Adı, Seviyesi,
- Sınava girmek istediği zorunlu ve seçmeli birimler.
- KİŞİSEL BEYAN ( aşağıdaki ifadeleri içeren kişisel beyan)
- Bu formdaki tüm bilgilerin ve form ekinde sunduğum bilgilerin doğruluğunu,
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Personel Belgelendirme faaliyetlerinin gerektirdiği genel şartlara ve yükümlülüklere uyacağımı ve değerlendirme için gereken her türlü bilgiyi vereceğimi,
- Katılacağım sınavların soruları ve cevapları hakkında üçüncü taraflarla ile herhangi bir bilgi paylaşmayacağımı ve paylaştığım takdirde YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Personel Belgelendirme Kuruşunun konuya ilişkin yasal işlem başlatma hakkının olduğunu kabul ettiğimi,
- Bu çerçevede belgelendirme sonucunu dikkate almaksızın yapılan değerlendirme ve hizmetlere ilişkin ücretleri ve belgenin verilmesi durumunda diğer ücretleri zamanında ödemeyi,
- Belge Kullanım Sözleşmesini imzalayacağımı,
- yoncert.com adresinde bulunan Aday Bilgilendirme Formu’nu okudum, anladım ve gereğini yapacağımı, beyan ve taahhüt ederim.
- BAŞVURU FORMUNA EKLENECEK BELGELER
- Nüfus Cüzdanı ve/veya Geçerli Pasaport Fotokopisi,
- 2 Adet vesikalık fotoğraf,
- Yatırılan sınav ücreti dekontu (dekontta T.C. Kimlik Numarası, Adı-Soyadı ve belgelendirilecek yeterlilik adı-seviyesi belirtilmelidir.),
- İşe Giriş/Periyodik Sağlık Muayene Raporu,
- Eğitim ve Deneyim şartı istenen yeterliliklerde, bu kapsamdaki belgelerin ayrıca talep edilecektir şeklinde bilgilendirme.
- Başvurunun değerlendirilmesi, Başvuru Formu‘nun alt kısmında yer alan bölümde kayıt altına alınır. Bu bölümde Başvuruyu Alan ve Başvuruyu Kabul Eden tarih/ isim/imza bölümünü onaylar.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Personel Belgelendirme başvurularının eksiksiz olarak alınması Birim Sekreteri’nin sorumluluğundadır.
- Başvurunun değerlendirilmesi ve kabul edilmesi ise Personel Belgelendirme Müdürü’nün sorumluluğunda olup, Başvuru Formu ve Ek’li belgelerin incelenmesi sonucunda tüm belgeler tam ve ilgili personel belgelendirme programı yeterlilik şartlarına uygun ise başvuru onaylanır.
- Başvuru Formu’nda istenilen bilgi ve belgeler, başvuru ile ilgili karar verilmeden önce tamamlanmalıdır. Eksik bilgi ve belgeler ile başvuru onayı yapılamaz.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ, başvuru alma yöntemlerini ilgili tarafların kolayca erişebileceği şekilde resmi internet sitesinde ilan eder.
- Tüm başvurular YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Personel Belgelendirme Kuruluşu adresi olan Üçevler Mah. Ritim Sok. No:9 Daire:2 Nilüfer/BURSA adresine yapılır.
- Başvuruların değerlendirilmesine ilişkin teknik detaylar personel belgelendirme kapsamı ile ilişkili belgelendirme programlarında ve belgelendirme programlarında atıf yapılan sistem dokümanlarında açıklanmıştır.
- Ön inceleme amacıyla başvuru dokümanlarını YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne ulaştıran başvuru sahiplerinin başvuruları, en geç 2 (iki) ay içerisinde Personel Belgelendirme Müdürü tarafından değerlendirilir. Yapılan değerlendirme sonucu başvuru şartlarını sağladıkları tespit edilen kişiler başvurdukları personel belgelendirme kapsamında açılacak sınavlara katılım sağlayabilirler. Bununla birlikte, ön inceleme amacıyla başvuru dokümanlarını YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne ulaştıran başvuru sahipleri, başvuruları olumlu değerlendirilmiş olsa bile 6 (altı) ay içerisinde açılan sınava katılmadıkları takdirde veya son 6 (altı) ay sonunda başvurularını yenilemedikleri takdirde başvuruları geçersiz sayılır.
- Başvuru sahibine başvurusunun değerlendirme sonucu hakkında ve sınav katılımcılarına sınav yeri ve tarihi konusunda yazılı olarak, telefon, faks,e-mail veya YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ resmi internet sitesinden duyuru yöntemlerinden uygun olanı kullanılarak bilgilendirme yapılır.
- Başvurusu değerlendirilip kabul edilen başvuru sahipleri aday konumuna gelir ve YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ resmi internet sayfasında ”ADAY GİRİŞİ” bölümünden başvuru durumu, sınav yeri, sınav saati, sınav durumu, belge durumu vb. bilgileri içeren sınav süreci hakkında bilgileri sorgulayabilirler. Adaylar, ”ADAY GİRİŞİ” bölümüne T.C. Kimlik Numarası, Adı-Soyadı,Doğum Tarihi ve Nüfus cüzdanı seri no gibi kendilerine özel bilgileri ile şifreli olarak giriş yapabilirler.
- Başvuru sahibi, eğer daha önce YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ dışında başka bir belgelendirme kuruluşunda başvuru yaptı ve sınava girdi ise geçtiği birimler ile ilgili olarak, YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından kendisinden talep edilen ve belgelendirme programı tarafından ortaya konan şartlara eşdeğer olduğunu ve bu şartları karşıladığını gösterecek belgeleri sunmak zorundadır.
- Bu belgelerin değerlendirmesi sonucunda ”BİRİM TAMAMLAMA” başvurusunun onayı Personel Belgelendirme Müdürü tarafından verilir.
- SINAV VE BELGELENDİRME SÜRECİ
- Belgelendirme sürecine kabul için başvuru
- Belgelendirme şartları, her bir belgelendirme kapsamı için belgelendirme programlarında belirtilen başvuru şartları ile yine aynı belgelendirme programlarında belirtilen ve başvuru sahiplerinde aranan bilgi ve becerileri kapsayacak şekilde hazırlanmış teorik ve/veya pratik sınavlardan başarılı olmayı içerir.
- Sınav için ön koşullar ve sınav prosedürü
- Personel belgelendirme sınavlarının yapısı ve sınav başarı seviyeleri her bir belgelendirme kapsamı için ilgili belgelendirme programında tanımlanan yeterlilik şartlarının değerlendirilmesi amacına uygun olarak belirlenmiş olup her bir belgelendirme kapsamı için hazırlanmış olan Belgelendirme Rehberlerinde açıklanmıştır.
- Sınav sorularının hazırlanması ve yönetimi
- Her bir belgelendirme kapsamına ilişkin sınavlar için soruların hazırlanması, seçilmesi, güncelliğinin sağlanması ve sınavların hazırlanmasına ilişkin tüm süreç ilgili belgelendirme programlarında ve/veya belgelendirme programlarına atıf yapılan sistem dokümanlarında (Belgelendirme Programları Gözden Geçirme Prosedürü, Sınav Talimatlarında ve her bir belgelendirme kapsamı için hazırlanmış olan Belgelendirme Rehberleri) detaylı bir şekilde açıklanmıştır.
- Personel belgelendirme sınavlarının yapısına göre soru türleri kendi içinde gruplandırılmıştır.
- Gruplandırmanın yapıldığı personel belgelendirme kapsamları için hangi soru türü için hangi konu başlığından ne kadar soru sorulacağı ilgili belgelendirme programlarında yer alan başarım ölçütleri ve bilgi ifadelerine göre belirlenmiştir.
- Soru türlerinin (4dört seçenekli çoktan seçmeli sorular,doğru-yanlış ifade soruları veya boşluk doldurma soruları) seçilmesi, hangi soru türü için hangi konu başlıklarından ne kadar soru sorulacağı ilgili personel belgelendirme programındaki ölçme ve değerlendirme uygun olarak belirlenmiştir.
- Her bir personel belgelendirme kapsamı sınavına ilişkin belirlenmiş olan soru türleri için soru sayısının asgari belirli bir oranı YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Soru Bankasında hazır bulundurulur. Bu oranın ne olacağı ve soru bankasındaki soruların yeterlilik ve geçerlilik açısından YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından hangi sıklıkla değerlendirileceği ve değerlendirme yöntemleri Belgelendirme Programları Gözden Geçirme Prosedürü ‘nde tanımlanmıştır.
- Sınav Görevlilerinin belirlenmesi
- Personel belgelendirme kapsamındaki sınavlarda görev alacak sınav görevlileri (Sınav Gözetmeni, Sınav Yapıcı/Değerlendirici) için YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ bünyesinde bir onaylama mekanizması mevcut olup, bu Teorik Sınav Talimatı‘nda açıklanmıştır.
- Her bir sınav için, ilgili belgelendirme programı değerlendirici kriterleri göz önünde tutularak, en az birer adet Sınav Gözetmeni, Sınav Yapıcı ve Karar Verici, Belgelendirme Kuruluşu Koordinatörü tarafından atanır. Atamalar yapılırken aşağıdaki hususlar dikkate alınır.
- Her bir sınav için sınav sürecinde (sınav sorularının seçilmesi, sınav kitapçıklarının hazırlanması, sınavın uygulanması, sınav sonuçlarının değerlendirilerek notlarının verilmesi, belgelendirme kararının verilmesi ) görev alan tüm kişilerin, aday ile çıkar çelişkisinin olmaması (akrabalık bağı vb.),
- Sınav Yapıcı ve Karar Verici’nin, ilgili Ulusal Yeterlilikte belirtilen Değerlendirici kriterlerini taşıması,
- Sınavın uygulanmasında görev alan Sınav Gözetmeni ve Sınav Yapıcı ile Karar Verici’nin ayrı ayrı kişiler olması,
- Karar Vericinin, sınavın yapılış uygulamasında hiçbir şekilde görev almaması,
- Değerlendirme sürecinde yer alan Sınav Yapıcı ve Karar Verici’nin , YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ adına veya başka bir kuruluş adına son iki yıl içinde adayın herhangi bir eğitim faaliyetinde yer almadığı,
- sınav tekrarı için başvurmuş ise, Sınav Yapıcı ve Karar Verici’nin adayın daha önce girdiği sınavda görev almaması.
- Sınav salonunda görevlendirilen Sınav Yapıcı’nın, o sınavın sorularının seçiminde ve soru kitapçığının hazırlanmasında görev almaması.
- Her bir personel belgelendirme kapsamı için sınav görevlilerinin sahip olması gereken kişisel özellikler, bilgi, beceri ve tecrübe; belgelendirmeye esas teşkil eden dokümanlar, ilgili belgelendirme programı, Ulusal Yeterlilikler ve TS EN ISO/IEC 17024 standardının güncel versiyonunda belirtilen kriterler dikkate alınarak belirlenmiştir.
- Sınav Gözetmeni
- Personel belgelendirme sınavları esnasında YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ’den bir veya daha fazla görevli Belgelendirme Kuruluşu Koordinatörü tarafından atanır. Sınav Gözetmeni olarak atanan bu kişi(ler), sınavın uygulanışı ve sınav yapıcılarının performansını izler; ancak adayın yeterliliğinin değerlendirmesinde görev almaz.
- Sınav yapıcıların performansının izlenmesi için, Sınav Performans Raporu hazırlar.
- Personel Belgelendirme Müdürü ,sınavların performansının ölçülmesinde, sınavların doğru bir şekilde yapıldığını denetlemek, sınav yapanların performansını ve sınav yapanların hükümlerinin güvenirliğini izlemek amacıyla sınav gözetmenlerinin değerlendirmelerinden yararlanır.
- Gözetmen raporlarının amacı, sınav yapıcılarının sürekli bir şekilde değerlendirilmelerini ve sınav heyetinin kalitesini sürekli bir şekilde artırmayı sağlamaktır.
- Dokümantasyon ve sınav materyali
- Sınav için gerekli olan ve ilgili belgelendirme programlarında tanımlanan sınav materyalleri (Soru Kitapçıkları, Performans Sınavı Uygulama Temrin Formu, Performans Sınavı Değerlendirme Formu vb.) YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından hazırlanır ve sınav görevlilerine verilir.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından verilen bütün materyal, sınav tamamlandıktan sonra sınav görevlileri tarafından YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘e teslim edilir. Sınav görevlileri tarafından YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘e teslim edilen sınav materyalinin uygunluğu değerlendirilerek, değerlendirme sonucu ilgili belgelendirme programlarında tanımlandığı şekilde kaydedilir ve sınav materyali ile birlikte adayın dosyasında Kayıtların ve Bilgilerin Kontrolü Prosedürü ne uygun olarak muhafaza edilir.
- Personel belgelendirme sınavlarının gerçekleştirilmesi
- Personel belgelendirme sınavlarının yapılması, YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından görevlendirilen ve ilgili belgelendirme programlarında ve/veya atıf yapılan sistem dokümanlarında (Teorik Sınav Talimatı ve her bir belgelendirme kapsamı için hazırlanmış olan Belgelendirme Rehberlerinde) tanımlanan değerlendirici yetkinliklerine sahip Sınav Yapıcılar tarafından gerçekleştirilir.
- Personel belgelendirme sınavlarının gerçekleştirilmesi ve başvuru sahiplerine sınav sorularını cevaplandırmak üzere ne kadar süre verileceği ilgili personel belgelendirme programlarında ve/veya belgelendirme programlarına atıf yapılan sistem dokümanlarında (Teorik Sınav Talimatı ve her bir belgelendirme kapsamı için hazırlanmış olan Belgelendirme Rehberlerinde) açıklanmıştır.
- Personel Belgelendirme sınavlarının pratik aşamalarının gerçekleştirilmesi ile ilgili işlem detayları ilgili belgelendirme programları ve/veya atıf yapılan sistem dokümanlarında (Aday Beceri ve Yetkinlik Formu, Performansa Dayalı Sınav Değerlendirme Formu, Malzeme Teslim Formu) açıklanmıştır.
- Personel belgelendirme sınavlarının idare koşulları için tüm kriterler oluşturulmuş; adil davranma, geçerlilik, güvenirlilik ve her bir sınavın genel performansının tekrar doğrulamak amacıyla Genel Sınav Talimatı, her bir belgelendirme kapsamı için hazırlanan Belgelendirme Talimatları, Performans Sınavı Uygulama Temrini Formu, Performans Sınavı Değerlendirme Formu, Sınav Yeri Uygunluk Formu, Sınav Tutanağı ve Soru Bankası oluşturulmuştur.
- Gezici Sınav Birimlerinde Sınav yapılması
- Personel belgelendirme sınavları, YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından belirli kriterlere göre önceden belirlenmiş Sınav Merkezlerinde yapılabileceği gibi; belgelendirme başvurusu yapan personelin kurum/kuruluşunun yerinde de gerçekleştirilebilir. Bu sınav yerleri ”Gezici Sınav Birimi/leri” olarak değerlendirilir.
- Gezici Sınav Birimleri, sınav yeri olarak kullanılacaksa, ilgili sınav planlanma aşamasında YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından TS EN ISO/IEC 17024 standardına ve ilgili belgelendirme programına uygunluğu konusunda denetlenir ve denetleme Gezici Sınav Birimi Uygunluk Formu ile kayıt altına alınır.
- Gezici Sınav Birimlerinde yapılması planlanan tüm sınavlar da YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından genel katılıma açık olacak şekilde internet sayfasında ilan edilir.
- Personel belgelendirme sınavlarının yapılması esnasında sınav güvenliğini doğrudan etkileyebilecek uygunsuzluk tespit edilmesi halinde, sınav faaliyeti uygunsuzluğun büyüklüğüne göre sonlandırılabilir. Bu durumda sınav faaliyeti olumsuz sonuçlandırılır ve YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından yeni bir sınav organizasyonu yapılır.
- Sınav sonuçlarının değerlendirilmesi
- Her bir personel belgelendirme kapsamı için adayların sınav sonuçlarının Sınav Değerlendiricisi tarafından nasıl değerlendirileceği ilgili belgelendirme programlarında ve/veya belgelendirme programlarına atıf yapılan sistem dokümanlarında (her bir kapsam için hazırlanmış Belgelendirme Rehberleri, Aday Beceri ve Yetkinlik Formu, Performansa Dayalı Sınav Değerlendirme Formu) tanımlanmıştır.
- Sınava ilişkin kayıtlar, Sınav Değerlendirici tarafından yapılan değerlendirme ve puanlama sonuçları, diğer sınav materyali ve ilgili belgelendirme kapsamları için pratik sınav numunelerine ilişkin deney raporu/sonuçları ile birlikte YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne iletilir.
- Sınav ve ilgili olduğu durumlarda test/deney sonuçları ilgili belgelendirme programında tanımlandığı şekilde kaydedilir ve başvuru sahibine belge düzenlenmesinin uygun olup olmadığı konusunda Karar Verici ‘ye sunulur.
- Karar Verici aşağıdaki hususlara dair bilgiler ışığında belgelendirmeye ilişkin kararı verir:
- Başvuru sahibinin ilgili belgelendirme kategorisi için aranan şartları karşılama durumu.
- Sınav sonuçları.
- Başvuru sahibinin katıldığı ilk sınav hakkında başarısız olması durumu
- Katıldığı ilk sınav hakkında başarısız olan başvuru sahipleri için ücretsiz ikinci sınav hakkı verilir. İkinci sınav hakkının kullanımına ilişkin belgelendirmeye esas dokümanlarda aksi bir şart bulunmuyorsa bu hakkın kullanımı aşağıda tanımlandığı şekilde gerçekleştirilir:
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ,adayın kaldığı sınav tarihinden itibaren 1 (bir) yıl içerisinde ilgili alanda sınav düzenlemesi durumunda, aday bu 1 (bir) yıl içerisinde ilgili kapsamda açılan herhangi bir sınava katılmak zorundadır. Bu 1 (bir) yıl içerisinde sınav yöntemi ve belgelendirmeye esas teşkil eden dokümanlarda geniş kapsamlı değişiklik olması durumunda, YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ başvuru sahibinden değişikliklere ilişkin kayıtları ibraz etmesini ister.
- İkinci sınav hakkında başarısız olan veya ikinci sınav hakkını yukarıda belirtilen şartlar dahilinde kullanmayan adaylar belgelendirilmek üzere tekrar başvurduklarında, ilk belgelendirme şartlarında olduğu gibi ve ücretli olarak sınava katılırlar.
- BELGELENDİRME KARARI
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ, personel belgelendirmesiyle ilgili gerçeklere dayanan, yerinde bir karar verebilmek; herhangi bir itiraz ve şikayet durumunda ya da buna benzer bir olayda bilgilere dayanarak geriye dönük iz sürebilmek ve belgelendirme şartlarına uyumun devamının sağlanması için belgelendirme süreci boyunca yeterli bilgiler toplar ve kayıt altına alır.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ; belgelendirmenin verilmesi, sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması veya geri çekilmesi kararlarında dış kaynak kullanmaz.
- Bir adaya ilişkin belgelendirme kararı, ilgili belgelendirme programında ve sistem dokümanlarında belirtilen belgelendirme şartlarının tamamının yerine getirilmesi ile ve belgelendirme prosesi boyunca toplanan bilgiler esas alınarak tek başına YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından alınır.
- Belgelendirme kararının verilebilmesi için gerekli bilgi ve belgeler şunlardır:
- Başvuru Formu’nun tam ve eksiksiz olarak doldurulması,
- Başvuru Formu’nun başvuru sahibi tarafından ıslak imza ile imzalanmış olması,
- Başvuru sahibi tarafından istenen belgelendirmenin, YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ belgelendirme kapsamında olması,
- Başvuru Formu’na ek olarak istenen belgelerin tam olması,
- Başvurunun YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından değerlendirilip onaylanmış olması,
- Adayın talep ettiği belgelendirmeye esas sınavlarda (teorik ve/veya uygulamalı) başarılı olmuş olması,
- Sınavı yapan Sınav Yapıcının, adayın son iki yıl içinde eğitim faaliyetlerinde yer almamış olması,
- Aday, ilgili belgelendirme kapsamında ikinci sınav hakkını kullanıyor ise, Sınav Yapıcının adayın bir önceki sınavında görev almamış olması,
- Aday, ilgili belgelendirme kapsamında ikinci sınav hakkını kullanıyor ise, sınavda sorulan soruların bir önceki sınavında sorulan sorulardan farklı olması,
- Sınavda görev alan Sınav Yapıcı ile aday arasında herhangi bir çıkar çelişkisinin olmaması.
- Belgelendirme kararı, belgelendirmenin askıya alınması, geri çekilmesi veya kapsamının daraltılması kararı; YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ personeli olan ve aşağıdaki kriterleri taşıyan Karar Verici tarafından verilir. Karar Vericinin sahip olması gereken kriterler şunlardır:
- Belgelendirme sürecinde elde edilen bilgileri değerlendirmeye yetecek derecede bilgi ve tecrübeye sahip olmalıdır.
- İlgili belgelendirme programında tanımlanan değerlendirici ölçütlerinin en az birine sahip olmalıdır.
- Adayın sınavında veya eğitiminde yer almamış olmalıdır.
- Aday ile arasında herhangi bir çıkar çelişkisinin olmamalıdır.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ, verdiği sertifikaların tek başına sahibidir.
- Belgelendirdiği kişilere, ilgili belgelendirme programında belirtilen ve YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından ilgili standartlar kapsamında konulan şartlara uyduğu sürece, sadece belge kullanım hakkını verir.
- Kişinin belirtilen şartlara uygunluğunun sağlanmadığının tespiti durumunda; YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ uygunsuzluğun büyüklüğüne göre kullanım hakkı verdiği belgeyi askıya alabilir, geri çekebilir veya kapsamını daraltabilir.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ, belge kararının verilmesini takiben, adaya başvurduğu belgelendirme kapsamında belgelendirilmiş olduğunu gösterir belge düzenler.
- Belge, adaya Belge Teslim Formu ile teslim edilir.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından belge düzenlenmemesine karar verilmesi durumu başvuru sahibine bildirilir.
- Aday, sınav sonuçlarına veya belgelendirme sürecine itiraz ettiği takdirde bunu Şikayet Ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü‘nde belirtildiği şekilde gerçekleştirir.
- Belge, Personel Belgelendirme Müdürü tarafından imzalanır.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından düzenlenen belge aşağıdakileri içerir :
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ logosu,
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ünvanı,
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ internet sitesi,
- ”MESLEKİ YETERLİLİK BELGESİ” şeklinde özgün bir tanımlama,
- Belgelendirilmiş kişinin Adı-Soyadı, T.C. Kimlik Numarası ve/veya Pasaport Numarası,
- Belge Düzenleme Tarihi,
- Belge Geçerlilik Tarihi,
- Belge No,
- Belgeyi almaya hak kazandığı Ulusal Yeterliliğin Kodu, Seviyesi, Adı ve Alt Birimleri,
- ”İlgili sınavlardan (teorik/uygulamalı) başarılı olarak belgeyi almaya hak kazanmıştır.” şeklinde bir ibare,
- Belgelendirme Kuruluşu Genel Müdürü’nün Adı, Soyadı ve İmzası,
- Belgenin dayandığı Ulusal Yeterliliğin Yayımlanma Tarihi, Referans Kodu, Revizyon Tarihi, Revizyon Numarası,
- Belge Sorgulamanın YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Belgelendirme Kuruluşu internet sitesinden yapılabileceğine dair bir ifade,
- Kare Kod-Barkod.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ, kapsamında bulunan belgelendirme programları için aşağıdaki bilgileri içeren Güncel Belgelendirme Programları Listesi Formu nu tutar ve kayıt altına alır.Bu listenin güncellik takibi 3 (üç) ayda bir Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır.
- Sıra No,
- Belgelendirmeye Esas Alınan Dokümanın (Ulusal Yeterliliğin) Numarası,
- Yayın Tarihi,
- Revizyon Numarası veya Yayın Numarası (varsa),
- Belgelendirme Kapsamlarının açık adı (MYK – Ulusal Yeterliliğin Adı – Seviyesi),
- Kapsamın alt Birimleri ( A1, A2 vb.) ve diğer açıklamaların bulunduğu ”AÇIKLAMA” bölümü.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından yapılan personel belgelendirmelerinde düzenlenecek belgeler için; belgelendirme tarihi YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından belgelendirme kararının alındığı tarih, geçerlilik tarihi ise ilgili belgelendirme programında belirtilen belge geçerlilik süresi kadar sürenin uygulama sınavının yapıldığı tarihten başlamak üzere hesaplanmasıyla belirlenmiştir. Yani;
- BELGE TARİHİ :Belgelendirme kararının alındığı tarih
- GEÇERLİLİK TARİHİ:Uygulama sınavının yapıldığı tarih esas alınarak, ilgili belgelendirme programındaki belge geçerlilik süresi kadar sürenin eklenmesi ile belirlenen tarihtir.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ, kapsamındaki belgelendirme programlarına istinaden yıllık düzenlenen belge sayılarını içeren Düzenlenen Belge Sayıları Listesi Formu’ nu güncel olarak tutar. Bu listenin güncellik takibi Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır.
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından düzenlenen belgelerdeki Belge Numarası aşağıdaki şekilde verilir:
- BELGE NO : YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ MYK Yetki Kodu / Ulusal Yeterlilik Kodu-Seviyesi / Yıl / Sıra No
- YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ tarafından verilen tüm belgeler için sahtecilik riskine karşı gerekli önlemler alınmıştır.
- GÖZETİM
- Gözetim, belgelendirilmiş kişinin belgelendirme programının şartlarına uygunluğunun belirli zaman aralıkları ile izlenmesidir.
- Belgelendirilmiş kişinin belgesinin geçerliliğini sürdürebilmesi için belirlenmiş yeterlilik koşullarını karşılaması gerekir. Bu koşullar her belgelendirme programında ayrı ayrı tanımlanmıştır. Bu koşulların adaylara bildirilmesi YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ web sitesi aracılığı ile veya YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ belgelendirme hizmetleri yazılım programında bulunan adayların kendi sayfalarındaki bildirimler ile sağlanmaktadır.
- Gözetim dönemi gelen belge sahiplerinin durumu periyodik olarak Belgelendirme Kuruluşu Koordinatörü tarafından YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ yazılım programı üzerinden raporlanır.
- Belge gözetim dönemi gelen kişilere ayrıca, yazılım programı tarafından otomatik olarak adayın sistemde kayıtlı e-posta adresine gözetim döneminin geldiğine dair uyarı ve gözetim için kullanılması gereken formu içeren e-posta gönderilir. Ayrıca gerek görülmesi durumunda söz konusu belge sahipleri, gözetim dönemi hakkında bir mektup ile bilgilendirilir.
- Belgelendirilmiş kişinin gözetimi için Belge Gözetim Formu kullanılır. Gözetim faaliyetlerinin tamamlanabilmesi için belgeli personel, Belge Gözetim Formu‘ nda beyan ettiği bilgilerin kanıtı olan;
- İşveren/ler den aldığı çalıştığına dair imzalı ve mühürlü yazı (çalıştığı birden fazla kurum var ise ayrı ayrı)
- SGK -Sigortalı işe giriş bildirgesi
YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne iletir.
- İşyerinden aldığı yazı, işveren yetkilisince kaşe ve imza edilmiş olmalıdır ve içeriğinde belge kapsamında çalıştığına dair ibareler ve çalışma periyotları yer almalıdır. İlgili yazının içeriğinde kurum/kuruluş bilgileri, veriliş tarihi ve veren yetkili kişinin adı soyadı, ünvanı bulunmak zorundadır.
- Belgelendirilmiş kişiler hakkında YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne iletilen şikayet ve bildirimler de, gözetim faaliyetleri kapsamında değerlendirilir.
- Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü kapsamında değerlendirilen bu şikayet ve bildirimlere göre, gerek görülmesi durumunda belgelendirilmiş kişiden savunma talep edilebilir.
- BELGELENDİRMENİN ASKIYA ALINMASI, GERİ ÇEKİLMESİ veya KAPSAMININ DARALTILMASI
- Belgelendirmenin askıya alınması, geri çekilmesi veya kapsamının daraltılması kararını ”Karar Verici” verir.
- Belgenin Askıya Alınması;
- Belgelendirilmiş kişi hakkında aşağıdaki durumlardan birinin ortaya çıkması halinde belgesi askıya alınır ve bu durum YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Belgelendirme Kuruluşu web sayfasında ”Belge Sorgulama” menüsünde 3. tarafların bilgisine açılır.
- Belgelendirilen kişi hakkında belirtilen şikayetler neticesinde, incelemeye konu olan kişinin belgelendirme programında belirtilen şartları taşımadığına karar verilmesi,
- Belgelendirilen kişinin belge kullanım sözleşmesi ya da belgelendirme programı şartlarına uygun davranmadığının tespiti,
- Belgelendirilen kişinin belge gözetim süresinin dolması ve bu süre sonunda istenen belgelerin belge kullanım sözleşmesi gereği YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne sunmaması,
- Belgelendirilen kişi tarafından belgenin verilen kapsam dahilinde kullanılmadığının tespiti,
- Belgelendirilmiş kişinin YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Belge,Marka Ve Logo Kullanım Prosedürü’nde yer alan koşullara uymadığının tespiti,
- Belge ile ilgili olarak 3. şahıslara veya YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne hatalı ve yanlış beyanda bulunduğunun tespiti,
- Belgelendirilen kişinin yeniden belgelendirme için gerekli şartları taşımaması.
- Belge sorgulama menüsünde, Belgesi askıya alınan/iptal edilen kişinin Adı Soyadı, Belge Numarası, Askı/İptal tarihi bilgileri yer alır.
- Belgesi askıya alınan kişi, yazılım programına kayıtlı e-posta adresi üzerinden bilgilendirilir; bildirimden sonra belge kullanım hakkını durdurmakla yükümlüdür.
- Bir belgenin askıya alınmasından itibaren en geç 2 (iki) ay içerisinde, askıya alınma nedenlerinin ortadan kaldırıldığına dair yeterli ve ikna edici kanıtların belgeli kişiler tarafından YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne sunulmaması durumunda belge iptal edilir.
- Belgelendirilen kişi tarafından askı süresi içinde gerekli şartları tamamladığına dair yeterli bilgi ve belgenin YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne sunulması halinde, askı hali sona erdirilir. Bu durum ilgili kişiye web sayfasındaki ilgili alanda yayınlanarak bildirilir.
- Belgenin iptali;
- Belge sahibi kişi hakkında yazılı delil ve ispatlanan ve kesinleşen şikayet olması,
- Belgelendirilmiş kişi ile imzalanan sözleşmede belirtilen hükümlere aykırı davranış,
- Belgelendirme durumuna yanlış atıf veya belgenin uygunsuz kullanımın tespiti,
- Belgenin askıya alınma süresinin aşılması durumlarında yapılır.
- Belgesi iptal edilen kişiler belgenin aslını 1 (bir) ay içinde YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Belgelendirme Kuruluşu’na göndermek zorundadır.
- Belgesi iptal edilen kişiler, YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ web sayfasında Adı Soyadı, belge numarası, belge tarihi ve iptal tarihi belirtilerek yayınlanır. Belge kopyası da personele ait dosyada saklanır.
- Belgenin kaybolması durumunda belgeli kişi, belgenin amacı ve kapsamı dışında kullanılmasının hukuki ve cezai tüm sorumluluğunu üzerine alır.
- Belgesini kaybetmesi durumunda, yayınlanmış kayıp ilanını dilekçe ile 7 (yedi) gün içinde YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne bildirmeyi kabul ve taahhüt eder.
- Belgelendirilmiş kişilerin belgelerinin askıya alınması veya iptali ile ilgili itirazlar Şikayet ve İtiraz Komitesi tarafından değerlendirilerek karara bağlanır. Komitenin kararı, oy çokluğu ile alınır. Oyların eşitliği halinde Başkanın oyu belirleyicidir. Komitenin kararı, Personel Belgelendirme Müdürü tarafından uygulanır.
- Belgenin geri çekilmesi veya kapsamının daraltılması;
- Belgelendirme programı olarak kullanılan ulusal/uluslararası standartlarda ve Ulusal Yeterliliklerde revizyon yapılması,
- İlgili yasal mevzuatta değişiklik yapılması gibi durumlarda olur.
- Belgeli kişi, e-posta, telefon veya yazılım programı üzerinden bilgilendirilir.
- Geri çekilen veya kapsam değişikliği yapılan belgeler iptal edilir; iptal edilmiş bu belgelerin aslı belgeli kişi tarafından 1 (ay) içinde YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne gönderilmek zorundadır. Duruma göre yeni düzenlenen belgeler, kişilere teslim edilir.
- YENİDEN BELGELENDİRME
- Belgenin iptalini gerektirecek bir durum oluşmaması ve belge geçerlilik süresi boyunca kişi ile ilgili YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ ‘ne performansa ilişkin şikayet gelmemiş olması durumunda, ilgili belgelendirme programındaki usul ve esaslar dahilin de belgenin süresi uzatılır ve belge yenilenir.
- Belgenin geçerlilik süresinin dolmasından 1 (bir) ay önce belge sahiplerini bilgilendirmek amacıyla belgenin geçerlilik süresi dolan kişilerin isim listesi YÖNCERT YÖNETİM AKADEMİSİ Belgelendirme Kuruluşu web sayfasından ilan edilir. Ayrıca yazılım programı üzerinden belgeli kişiye e-posta yoluyla bilgilendirme yapılır.
- Belge yenileme için zamanında başvuruda bulunmayanlar hakkında belge askıya alma veya iptal işlemleri uygulanır.
Yorum yapılmamış